איך עוזרת אישית יכולה לייעל את העבודה של העסק?

עוזרת אישית היא עובדת שתפקידה לעזור לבעל עסק או לעובד בכיר בביצוע משימות ניהוליות ופרוצדורליות בתוך ומחוץ לעסק. עוזרות אישיות יכולות לתרום רבות ליעילות העסק, על ידי שחרור זמן לבעל העסק או לעובדים למשימות קריטיות יותר.

מנהלת אישית יכולה להיות השקעה משתלמת מאוד בעיקר עבור עסקים קטנים ובינוניים אשר סובלים ממחסור בכוח אדם. מנהלת משרד במיקור חוץ יכולה לעזור לייעל את העבודה של העסק, לשפר את השירות ללקוחות ולשפר את היעילות.

מהם תחומי האחריות של עוזרת אישית במיקור חוץ?

תחומי האחריות של עוזרת אישית במיקור חוץ יכולים להשתנות בהתאם לצרכים הספציפיים של העסק.

, באופן כללי, עוזרות אישיות במיקור חוץ אחראיות על ביצוע משימות ניהוליות ופרוצדורלי כמו:

• תיאום פגישות לבעל העסק – עוזרת אישית במיקור חוץ יכולה לעזור לתאם פגישות עם לקוחות, ספקים או עובדים אחרים. היא יכולה לשלוח הזמנות לפגישות, לעקוב אחר אישור הפגישות ולעדכן את הלו"ז של בעל העסק או העובד.
• שליחת דואר אלקטרוני – עוזרת אישית במיקור חוץ יכולה לעזור לשלוח ולענות על דואר אלקטרוני. היא יכולה לעזור לכתוב דואר אלקטרוני, לבדוק את הדואר הנכנס ולענות לשאלות דואר אלקטרוני.
• הזמנת נסיעות – עוזרת אישית במיקור חוץ יכולה לעזור להזמין טיסות, מלונות או שירותי הסעות, לעזור לסדר ויזה או אשרות אחרות הדרושות לנסיעות בינלאומיות.
• ניהול יומן אישי או קבוצתי – עוזרת אישית במיקור חוץ יכולה לעזור לנהל את היומן של בעל העסק או העובדים בעסק, לעקוב אחר פגישות, אירועים ופעילויות אחרות.
• הזמנת שירותים לעסק – עוזרת אישית במיקור חוץ יכולה לעזור להזמין שירותים לעסק, כגון ניקיון, תיקונים או שירותים מקצועיים אחרים.

כיצד לבחור עוזרת אישית במיקור חוץ?

כאשר בוחרים עוזרת אישית במיקור חוץ, חשוב לקחת בחשבון את הצרכים הספציפיים של העסק, הכישורים והניסיון של העוזרת שעומדת לפניך.

בתהליך הבחירה של העוזרת האישית, מומלץ לקחת בחשבון את הצרכים הספציפיים של העסק, הכישורים והניסיון של העוזרת, הזמינות והתקציב החודשי שהעסק נדרש להשקיע בתמורה לשירות. בסופו של יום, מדובר במשרת אמון אשר דורשת כימיה, יכולות אישיות ומקצועיות.

המאמר נכתב בשיתוף עם TIME IS MONEY אשר מציעה שירותי משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים. שירותי המשרד של TIME IS MONEY מוצעים במחירים אטרקטיביים וכוללים שירותי ניהול כספים, אדמיניסטרציה,  לקוחות, ספקים ועובדים בתוך ומחוץ לעסק.